Exact Globe+

Afdrukscherm verkooporders bij het verwerken van leveringen

Introductie

Met de knop 'Leveringen in het scherm 'Leveringen verwerken' kunt u de levering verwerken, zodat de definitieve pakbon en de journalisering plaatsvindt. Als u 'Levering' kiest, wordt het afdrukscherm Verkooporders geopend. Dit scherm wordt hieronder beschreven.
 

Uitleg van de velden

Info knop

Met de Info knop is het mogelijk om de 'Info' sectie in of uit te klappen. Standaard staat de sectie 'Info' uitgeklapt.

Sectie Info



In deze sectie wordt informatie getoond over de verkooporder die u gaat uitleveren.

Sectie Afdrukken



In deze sectie kunt u aangeven of u een proef pakbon wilt af drukken of een definitieve pakbon. Bij het afdrukken van een proefpakbon wordt de levering niet verwerkt dit gebeurt alleen bij het afdrukken van een definitieve pakbon.

Sectie Uitvoer



Uitvoer
U kunt hier kiezen uit drie opties. Bij al deze opties wordt de pakbon opgeslagen als document gekoppeld aan de verkooporder en de klant. Indien u kiest voor 'Geen', wordt er fysiek geen pakbon afgedrukt. Als u kiest voor 'Printer', wordt de pakbon afgedrukt. Met de optie 'E-mail' kunt u de pakbon mailen naar de klant. U kunt de pakbon mailen naar de orderdebiteur (debiteur), de afleverdebiteur of de factuurdebiteur. Vervolgens wordt het e-mailadres eronder gevuld met het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon van de desbetreffende debiteur. Als er voor deze contactpersoon geen e-mailadres is ingevoerd, wordt het standaard e-mailadres van de debiteur (het bedrijf zelf) overgenomen. U kunt ook meerdere e-mail-adressen invoeren, gescheiden met puntkomma's, bijvoorbeeld Peter.Smit@hagro.nl;Kirsten.Kraan@hagro.nl.

Onderwerp
In dit veld kunt u het onderwerp van de e-mail invoeren. Onder dit veld (in het grijze gedeelte) wordt het complete onderwerp getoond. Dit bestaat uit de tekst die in dit veld is ingevoerd plus de waarde voor 'Uw referentie' van de verkooporder.

Lange omschrijving
In dit veld kunt u eventueel een uitgebreide omschrijving voor de e-mail invoeren.

Begeleidend schrijven
Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF' heeft geselecteerd en wanneer u niet met verzamellay-outs werkt. Dit veld is alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld. Wanneer u meerdere orders heeft geselecteerd is dit veld alleen wijzigbaar wanneer u de optie 'Definieer lay-out' in de sectie 'Opties' aanvinkt.


Sectie Invoergegevens

Facturen genereren
Bij het verwerken van de levering kunt u zelf bepalen of u een verkoopfactuur wilt aanmaken. Als u geen verkoopfactuur wilt aanmaken en dit veld uitvinkt, kunt u later desgewenst alsnog een verkoopfactuur genereren. Dit kan via [Order, Invoer, Afdrukken/Verwerken].

Als u al eerder een verkoopfactuur heeft gegenereerd en dit veld aanvinkt, wordt na verwerking van de levering en het afdrukken van de definitieve pakbon de melding weergegeven dat de verkoopfactuur reeds bestaat. Er wordt niet nogmaals een verkoopfactuur aangemaakt.

Deze optie is alleen aanwezig wanneer u over het functierecht 'Facturen genereren tijdens levering of orders printen/verwerken' beschikt. Om deze optie te kunnen aanpassen die u tevens te beschikken over het functierecht 'Aanpassen van de instelling 'Facturen genereren' tijdens leveringen'.

Regels - Enkel leveringen/teruggave
Deze optie is van toepassing voor het factureren bij deelleveringen. Indien u een deellevering(en) doet kunt u zelf bepalen wat er gefactureerd wordt. Met deze optie kunt u aangeven of u alleen een factuur wilt genereren voor de op dit moment geleverde artikelen of ook voor de eerder geleverde (en nog niet gefactureerde aantallen van datzelfde artikel).

Wanneer u deze optie aanvinkt wordt er alléén een factuur gegenereerd voor de op dit moment geleverde regel/aantal. Wanneer u deze optie uitvinkt wordt de factuur gegenereerd voor de nog niet gefactureerde aantallen van hetzelfde artikel.

Voorbeeld:
U heeft een verkooporder met 2 regels. Regel 1 betreft 5 stuks van artikel AB1010 en regel 2 betreft 5 stuks van artikel AB1020.
Vervolgens heeft u de order gedeeltelijk geleverd waarbij er 3 stuks van artikel AB1010 zijn geleverd. Hiervoor is géén factuur gegenereerd. Vervolgens heeft u nog een deellevering uitgevoerd voor 1 stuks van artikel AB1020. Hiervoor is ook géén factuur gegenereerd.

Wanneer u daarna een levering uitvoert voor de resterende 2 stuks van artikel AB1010, en u vinkt deze optie niet aan, dan worden er in de gegenereerde factuur 2 regels aangemaakt: 1 regel voor 3 stuks AB1010 (die eerder geleverd zijn, maar nog niet gefactureerd) en 1 regel voor de 2 stuks van artikel AB1010 (die nu geleverd zijn).

Wanneer u bij de levering van de resterende 2 stuks van artikel AB1010, wel deze optie aanvinkt, dan wordt er maar 1 regel aangemaakt in de gegenereerde factuur. Dit betreft alleen de 1 regel voor 2 stuks AB1010 (die nu geleverd zijn). Voor de 3 stuks AB1010 die eerder geleverd zijn, maar nog niet gefactureerd wordt nu ook géén factuur aangemaakt.

Dit is alleen van toepassing in situaties waarbij de factuur gebaseerd is op de order regels. Wanneer u de betalingstermijn splitst in bijvoorbeeld 30% en 70% waarvan 30% bijvoorbeeld een vooruitbetaling is, dan is deze werkwijze niet van toepassing.

Leverdatum
De beschikbaarheid van dit veld is afhankelijk van het menu van waaruit dit scherm wordt geopend:

• via [Order, Invoer, Afdrukken, Verwerken], knop 'Afdrukken': Dit veld is alleen beschikbaar wanneer bij 'Regels' de optie 'Geleverd' is geselecteerd. Wanneer u in het selectiescherm een traject van leverdatums heeft opgenomen wordt dat traject hier automatisch voorgevuld. Het actief zijn van dit is echter afhankelijk van het al dan niet aanvinken van de optie 'Geleverd' bij 'Regels'.
• via [Order, Invoer, Leveringen], open een order en klik op 'Leveringen': Dit veld is alleen beschikbaar bij het leveren van verkooporders. Verder is dit veld alleen aan te passen wanneer de optie 'Regels - Enkel leveringen/teruggave' is aangevinkt.

In dit veld kunt u een selectie maken op de leverdatum van de orderregels. Bij het verwerken van de levering worden alleen de geleverde orderregels, waarvan de leverdatums binnen het opgegeven datumtraject vallen, gefactureerd.

Het filteren op leverdatum is niet van toepassing op tekstregels in de verkooporder. Bij het genereren van de factuur terwijl er wordt gefilterd op leverdatum, geldt voor de tekstregel het volgende: Wanneer de leverdatum van de (nog niet gefactureerde) tekstregel kleiner of gelijk is aan de transactiedatum, wordt de tekstregel gefactureerd ongeacht of er een selectie is gemaakt op een reeks leverdatums.

Selectiecode
Eventueel kunt u in dit veld een selectiecode invoeren voor de factuur. Als u geen selectiecode selecteert, wordt de selectiecode die in de condities van de verkooporder aanwezig is, ingevuld. Wanneer die niet gevuld is wordt de selectiecode die bij de orderdebiteur is opgegeven, geselecteerd. Wanneer ook deze niet gevuld is, dan wordt de selectiecode die in de sectie 'factuurgegevens' van het orderafdrukscherm is ingevuld, gebruikt.

Nulfactuur
Als u ook nulfacturen wilt afdrukken, vinkt u dit vakje aan. Hierbij wordt gecontroleerd op het volledige orderbedrag of er een factuur wordt aangemaakt/afgedrukt of niet.

Voorbeeld: U heeft een order met een totaal bedrag van 100,- en er is reeds een bedrag van 100,- gefactureerd voor deze order. Het nog te leveren artikel betreft een bedrag van 0,0. Bij het verwerken/leveren van de order wordt dan altijd een factuur aangemaakt/afgedrukt voor het betreffende artikel voor een bedrag van 0,- ongeacht of u deze optie heeft aangevinkt of uitgevinkt.  

Facturen afdrukken
Met deze optie kunnen de gegenereerde facturen meteen worden afgedrukt. Als de optie 'Facturen afdrukken' wordt aangevinkt, komt het scherm 'Facturen afdrukken ' naar voren zodra de pakbon is afgedrukt en de factuurregels zijn aangemaakt. Alleen gefiatteerde facturen kunnen worden afgedrukt. Als de gegenereerde factuur gefiatteerd moet worden omdat een bepaald bedrag wordt overschreden (zoals gedefinieerd in de instellingen), komt het afdrukscherm niet naar voren.

Dit veld is alleen beschikbaar als u rechten heeft verkoopfacturen af te drukken. Dit betekent dat u rechten dient te hebben op het menupad [Factuur, Invoer, Afdrukken / Verwerken].

Sectie Opties

Afdrukdatum
U levert vandaag uit, dus wordt dit veld gevuld met de huidige datum. Deze waarde kunt u niet wijzigen.

Definieer layout
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u meerdere orders heeft geselecteerd om te verwerken. Hier kunt u aangeven of u wenst dat voor de gehele selectie dezelfde layout wordt gebruikt, deze kunt u vervolgens selecteren in het veld layout. Indien u geen gebruik maakt van deze optie wordt de layout welke aan de relatie is gekoppeld gebruikt, indien geen layout is gekoppeld wordt de standaard layout gebruikt. Om meerdere orders tegelijkertijd te selecteren dient u in de orderinstellingen in de sectie 'Leveringen' de optie 'Selectie: Meervoudig' aan te vinken.

Lay-out / Verzamellay-out
In dit veld kunt u de pakbonlay-out selecteren. Standaard wordt dit veld gevuld met de lay-out uit uw instellingen. Wanneer u in de orderinstellingen heeft aangegeven dat u met verzamellay-outs werkt kunt u hier een verzamellay-out selecteren.

Aantal exemplaren
In dit veld kunt u invoeren hoeveel pakbonnen afgedrukt moeten worden.

Paklijst
Als u dit veld aanvinkt, wordt naast een pakbon ook een paklijst afgedrukt.

Lay-out
Als u een paklijst wilt afdrukken, moet u in dit veld de lay-out kiezen voor deze paklijst. Een paklijst kan intern gebruikt worden.

Vrije tekstregel 1-3
In deze velden kunt u eventueel extra tekstregels toevoegen aan de pakbon. U dient deze velden dan wel op de lay-out toe te voegen. Deze velden zijn alleen actief als u in de sectie 'Af te drukken' het veld 'Vrije tekstregels' heeft aangevinkt.

Sectie Af te drukken

Vrije tekstregels
Als u dit veld aanvinkt, kunt u vrije tekstregels invoeren die kunnen worden afgedrukt op de pakbon (afhankelijk van de lay-out).

Backorderregels
Als u dit veld aanvinkt, worden ook de verkooporderregels op de pakbon afgedrukt die een latere afleverdatum hebben dan de artikelen die nu worden uitgeleverd.

Volledig afgehandelde regels
Door dit veld aan te vinken worden ook de verkooporderregels afgedrukt die al eerder (volledig) zijn uitgeleverd.

Verdichten
Als u dit veld aanvinkt, worden alle verkooporderregels per artikel afgedrukt. Als u dus twee verkooporderregels heeft met hetzelfde artikel, worden deze samengevoegd op de pakbon. Hiervoor moeten wel de volgende variabelen aan elkaar gelijk zijn:

• artikelcode
• gewijzigde omschrijving (indien van toepassing)
• afleverdatum
• afgeleverd (ja of nee)
• pakbon afgedrukt (ja of nee)
• korting (indien van toepassing)
• prijs
• nettoprijs
• medewerker 
• BTW-code
• prijslijst (indien van toepassing)
• magazijn
• kostenplaats (indien van toepassing)
• kostendrager (indien van toepassing)
• statistieknummer (indien van toepassing)
• afleverland
• projectcode (indien van toepassing)
• bestelnummer (indien van toepassing)

Regels met aantal 0
Door dit veld aan te vinken worden ook de verkooporderregels afgedrukt waarvoor het aantal 0 is.

Niet afgestemde betalingen
Hiermee kunt u aangeven of u de kasbetalingen die door de klant zijn gedaan geprint dienen te worden. Wanneer deze optie is aangevinkt zullen alle kasbetalingen gedaan door de klant worden geprint, samen met de betalingstermijnen en het openstaande bedrag. Hiervoor is belangrijk dat u in de layout de juiste velden uit het blok 'betalingstermijn' definieert.

Onder aan het scherm staan de volgende knoppen:

Voorbeeld
Met deze knop wordt een afdrukvoorbeeld van de pakbon getoond. Als u dit sluit, komt u terug in het afdrukscherm. Deze actie heeft geen verdere consequenties.

Start
Met deze knop drukt u de pakbon direct af. Deze wordt naar de printer gestuurd of verzonden per e-mail. Tevens kan een factuur worden gegenereerd en wordt een financiële transactie aangemaakt van de levering.

Wanneer u gebruik maakt van het verwerken van gegevens via ELIS is het afhankelijk van of u de optie 'Definitief' heeft geselecteerd, en of de optie 'Paklijst' is aangevinkt. Het verwerken van gegevens via ELIS is alléén van toepassing op het definitief afdrukken van de order.

Wanneer de optie 'Paklijst' is aangevinkt wordt een standaard levering uitgevoerd ongeacht of u gebruik maakt van het verwerken van gegevens via ELIS. De levering vindt dan plaats op dezelfde manier als wanneer u géén gebruik maakt van het verwerken van gegevens via ELIS. Wanneer de optie 'Paklijst' is uitgevinkt, dan gebeurt het volgende:

• Er wordt een notificatie aangemaakt.
• De melding "Verzonden naar achtergrondproces. U wordt genotificeerd wanneer dit gereed is." wordt getoond.
• Er wordt een pakbon aangemaakt en gekoppeld aan de order. De pakbon wordt nog niet afgedrukt. Op een later tijdstip kunt u dan de pakbonnen afdrukken via het notificaties overzicht.
• Er wordt een factuur gegenereerd. Dit is alleen het geval wanneer de optie 'Facturen genereren' is aangevinkt.
• De status van de order wordt aangepast naar geleverd.
• Er wordt een leveringsboeking aangemaakt.

Gerelateerde onderwerpen

• Verkooporders invoeren en wijzigen
• Verkooporders fiatteren 
• Verkooporders bevestigen
• Leveringen invoeren
• Picklijst afdrukken 
• Verkooporders afdrukken / verwerken
• Leveringen verwerken